UTS Bildirimi Nasıl Yapılır?

Türkiye'de medikal ürün satan, üreten veya ithal eden tüm işletmeler için Ürün Takip Sistemi (ÜTS) bildirimi yasal bir zorunluluktur. Sağlık Bakanlığı, TİTCK ve TÜBİTAK BİLGEM tarafından geliştirilen bu sistem; tıbbi cihazların, kozmetik ürünlerin ve biyosidal ürünlerin üretimden nihai kullanıcıya kadar her aşamada izlenmesini sağlar.

Peki UTS bildirimi nasıl yapılır? Hangi bildirim türleri var? Bu rehberde tüm süreçleri adım adım açıklıyoruz.

UTS Nedir ve Neden Zorunludur?

ÜTS, ülkemizde üretilen veya ithal edilen tıbbi cihazların ve kozmetik ürünlerin kayıt altına alındığı, tekil ürün bazında takip edildiği resmi bir sistemdir. 2020 yılından itibaren tüm medikal firmalar için zorunlu hale getirilmiştir.

Sistemin temel amaçları şunlardır:

• Güvenli ürüne erişim: Sahte veya kaçak ürünlerin piyasadan uzaklaştırılması
• Etkin denetim: Sağlık Bakanlığı'nın anlık piyasa gözetimi yapabilmesi
• İzlenebilirlik: Her ürünün kimden alınıp kime satıldığının kayıt altında olması
• Kayıt dışı ekonomi ile mücadele: Faturasız veya belgesiz satışların önlenmesi

UTS Bildirim Türleri

İşletmenizin faaliyet alanına göre yapmanız gereken bildirimler farklılık gösterir. İşte temel bildirim türleri:

1. Alma Bildirimi

Tedarikçinizden ürün satın aldığınızda yapılır. Karşı taraf "verme" bildirimi yaptığında, sizin tarafınızda "alma bekleyen" bildirim oluşur. Bu bildirimi onaylayarak ürünü stoğunuza alırsınız. Alma bildirimi yapılmadan ürün sisteminizde aktif hale gelmez ve satışı yapılamaz.

2. Verme Bildirimi

Müşterinize ürün sattığınızda yapılır. Faturadaki ürün bilgileri, lot/seri numaraları ve miktarlar ile birlikte ÜTS'ye bildirilir. Karşı tarafın firma bilgileri ve ÜTS kodu doğru girilmelidir.

3. İade Bildirimi

Müşteriden geri gelen veya tedarikçiye iade edilen ürünler için yapılır. İade bildirimi, verme bildiriminin tersine çevrilmesi anlamına gelir ve stok miktarlarını otomatik günceller.

4. Üretim Bildirimi

Üretici firmalar için geçerlidir. Üretilen her parti ürün, lot numarası ve seri bilgileri ile birlikte ÜTS'ye bildirilir. Üretim bildirimi yapılmadan ürün piyasaya arz edilemez.

5. Tüketici Bildirimi

Nihai kullanıcıya (hasta, klinik vb.) teslim edilen ürünler için yapılır. Medula/Medşahıs entegrasyonu ile reçete sonrası teslimat bildirimleri bu kapsamda değerlendirilir.

6. Diğer Bildirimler

Zayiat, imha, kullanım ve deaktivasyon gibi bildirimler de ÜTS kapsamındadır. Hasarlı ürünler, miadı dolan ürünler veya kullanıma alınan ürünler bu bildirimlerle sisteme kaydedilir.

UTS Bildirimi İçin Gerekli Adımlar

1. ÜTS'ye firma kaydı yapın: utsuygulama.saglik.gov.tr adresinden e-imza ile firma kaydınızı oluşturun.
2. Ürünlerinizi kaydedin: Sattığınız veya ürettiğiniz ürünleri ÜTS platformuna tanıtın.
3. Sistem Token alın: Bildirim yapabilmek için firmanıza ait dijital anahtar (token) oluşturun.
4. Bildirimlerinizi yapın: Alma, verme, iade gibi işlemleri ÜTS üzerinden gerçekleştirin.
5. Raporları kontrol edin: Yapılan bildirimleri düzenli olarak takip edin, askıda kalan veya eksik bildirimleri tamamlayın.

Manuel Bildirim mi, Otomatik Entegrasyon mu?

ÜTS bildirimleri iki şekilde yapılabilir: ÜTS web portalı üzerinden manuel olarak veya ERP/ticari yazılımınız ile entegre otomatik olarak.

Manuel bildirimde her fatura için ürün bilgilerini, lot numaralarını ve karşı taraf bilgilerini tek tek girmeniz gerekir. Bu hem zaman alıcıdır hem de hata riski yüksektir. Özellikle günlük onlarca fatura kesen işletmelerde manuel bildirim sürdürülebilir değildir.

Otomatik entegrasyon ile fatura keserken UTS bildirimi aynı anda yapılır. Ürün bilgileri, lot/seri numaraları ve müşteri ÜTS kodları otomatik eşlenir. Hata riski minimuma iner, zamandan büyük tasarruf sağlanır.

UTS Bildiriminde Sık Yapılan Hatalar

• Karşı firmanın ÜTS kodunun yanlış veya eksik girilmesi
• Lot/seri numaralarının faturadaki bilgilerle eşleşmemesi
• Alma bekleyen bildirimlerin zamanında onaylanmaması
• Miktar uyumsuzluğu — faturadaki adet ile bildirimdeki adet farklılığı
• İade bildirimlerinin unutulması sonucu stok tutarsızlığı

Bu hataların her biri Sağlık Bakanlığı denetimlerinde yaptırıma yol açabilir. Otomatik entegrasyon kullanan işletmelerde bu hataların büyük bölümü ortadan kalkar.

NovaKasa ile UTS Bildirimi

NovaKasa'nın Medikal Pro paketi, UTS bildirimlerini fatura ve stok süreçleriyle tam entegre olarak sunar. Ayrı bir UTS programı satın almanıza veya ayrı bir lisans ödemenize gerek yoktur.

• Fatura keserken UTS bildirimi otomatik hazırlanır
• Alma, verme, iade ve tüketici bildirimleri tek ekrandan yapılır
• Bildirim logları, hata takibi ve retry mekanizması dahildir
• Lot ve seri numarası eşleştirmesi otomatiktir
• 5.000 medikal ürün hazır yüklü gelir

Ayrıca bkz: NovaKasa UTS Entegrasyonu  ·  Medikal Stok Takip Programı  ·  e-Fatura Çözümü

Bu rehber, Sağlık Bakanlığı ÜTS mevzuatına dayalı olarak hazırlanmış bilgilendirme amaçlıdır. Güncel düzenlemeler için resmi kaynakları kontrol ediniz.