ÜTS Stok Hataları

Medikal bir işletme için fiziksel stok, muhasebe stoğu ve ÜTS (Ürün Takip Sistemi) stoğu arasındaki uyumsuzluk, sadece bir düzen sorunu değil, aynı zamanda ciddi bir finansal risk yönetimidir. Özellikle SGK üzerinden reçeteli ürün satan işletmeler için bu uyumsuzluk, fatura iadelerine ve ödemelerin aylarca gecikmesine neden olabilir.

ÜTS üzerinde stoğunuzda görünmeyen bir ürünü "Verme Bildirimi" ile çıkamazsınız; çıkamadığınız bir ürünün ise SGK tarafından ödemesi yapılmaz. İşte medikalcilerin en sık karşılaştığı ÜTS stok hataları ve bunları çözmenin yolları.

Sık Karşılaşılan ÜTS Stok Hataları

1. "Ürün Stokta Bulunmamaktadır" Hatası

En yaygın hatadır. Ürün elinizde fiziksel olarak var olsa bile, ÜTS sisteminde üzerinizde görünmüyordur. Bunun temel sebebi, tedarikçinin yaptığı bildirimi "Alma Bildirimi" ile onaylamamış olmanızdır.

Çözüm: ÜTS portalında "Bildirim İşlemleri" -> "Alma Bekleyen Bildirimler" sekmesini kontrol edin. Tedarikçinin gönderdiği lot/seri numaralı ürünleri onaylayarak stoğunuza dahil edin.

2. Lot ve Seri Numarası Uyumsuzluğu

Fiziksel ürünün üzerindeki lot numarası ile ÜTS'deki numaranın bir karakter bile farklı olması, bildirimin başarısız olmasına yol açar. Genellikle "0" (sıfır) ve "O" harfinin karıştırılması gibi hatalar buna sebep olur.

Çözüm: Barkod okuyucu kullanarak manuel giriş hatasını minimize edin. Eğer hata devam ediyorsa tedarikçinizle iletişime geçip hatalı bildirimi iptal etmesini ve doğrusunu yapmasını isteyin.

3. "Bildirim Sırası Hatası"

Bir ürünün "Verme" bildirimini yapabilmeniz için "Alma" bildiriminin tarihinin daha eski olması gerekir. Geçmişe dönük fatura keserken bu durum sıkça yaşanır.

SGK Ödemelerinin Takılmaması İçin Ne Yapılmalı?

SGK, medikal malzemelerin ödemesini yaparken Medula ve ÜTS verilerini karşılaştırır. Eğer Medula'ya girdiğiniz barkod ÜTS'de o an sizin üzerinizde "Aktif" değilse veya "Verme Bildirimi" bekliyorsa ödeme süreci durur.

• Günübirlik Bildirim: Satış yaptığınız gün ÜTS bildirimini tamamlayın.
• Medula Sorgulama: Medula'ya kayıt girmeden önce ürünün ÜTS'de "Stokta" olduğundan emin olun.
• Reçete-ÜTS Uyumu: Reçetedeki ürün miktarı ile ÜTS'den düşülen miktar (tekil adet) mutlaka aynı olmalıdır.

Dikkat: ÜTS'de stokta görünen ama aslında elinizde olmayan ürünler (kayıp, çalıntı veya bildirimi unutulmuş satışlar), denetimlerde usulsüzlük olarak değerlendirilebilir.

ÜTS Stok Düzeltme İşlemi Nasıl Yapılır?

Eğer fiziksel stoğunuz ile ÜTS stoğunuz arasında geri dönülemez bir fark oluştuysa, "Stok Düzeltme" yoluna gitmeniz gerekir:

1. Zayiat Bildirimi: Kırılan, bozulan veya kaybolan ürünleri "Zayiat" bildirimi ile sistemden düşebilirsiniz.
2. Kullanım Bildirimi: Eğer ürün bir operasyonda veya hasta üzerinde kullanıldıysa ama çıkışı unutulduysa "Kullanım Bildirimi" yapılabilir.
3. İade Bildirimi: Yanlışlıkla alınan ürünleri tedarikçiye iade yoluyla sistemden çıkarın.

NovaKasa ile Stok Hatalarına Son

Manuel ÜTS yönetimi, hata yapmaya en müsait alanlardan biridir. NovaKasa Medikal Pro, bu süreci sizin yerinize otomatikleştirir:

• Alma Bekleyenleri Hatırlatır: Sisteme giriş yaptığınızda üzerinize gönderilen ama onaylamadığınız ürünleri size gösterir.
• Hatalı Barkodu Engeller: Stoğunuzda olmayan bir ürünün satışını yapmanıza izin vermez, böylece SGK iadesi almazsınız.
• Tek Tuşla Bildirim: Faturanızı kestiğiniz an ÜTS ve Medula verilerini senkronize ederek bildirimleri arka planda tamamlar.
• Envanter Karşılaştırma: Tek bir raporla ÜTS stoğunuz ile fiziksel stoğunuz arasındaki farkları listeler.

Bu rehber, ÜTS kullanım kılavuzları ve medikal işletme deneyimleri doğrultusunda hazırlanmıştır. Teknik destek için ÜTS çağrı merkezi ile görüşebilirsiniz.